Prowadzenie spraw spółki osobowej a reprezentacja

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nieodzownie z podejmowaniem ryzykownych nieraz decyzji. Od ich trafności, szybkości i skuteczności niejednokrotnie zależy sukces czy istnienie prowadzonego przedsiębiorstwa. Jeżeli biznes jest wykonywany w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, to wszelkie konsekwencje związane z podejmowanymi decyzjami dotykają bezpośrednio osoby, która je podjęła. Natomiast w spółkach sprawa wygląda nieco inaczej, gdyż działalność gospodarczą prowadzi kilka różnych osób, które inaczej mogą zapatrywać się na sposób realizacji celów spółki. Jest to o tyle istotne, że podejmowane przez nich decyzje dotykają nie tylko sfery wewnętrznej spółki, ale i jej sfery zewnętrznej. Właśnie z tej przyczyny Kodeks spółek handlowych (dalej: “k.s.h.”) wprowadza pewne zasady dotyczące podejmowania przez spółkę decyzji.

Na wstępie trzeba rozróżnić dwa pojęcia: prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentacja. Nie należy mylić tych dwóch uprawnień, ponieważ zachodzą między nimi pewne istotne różnice.

Rozważania należy rozpocząć od zagadnienia prowadzenia spraw spółki. Kodeks nie określa wprost czym jest prowadzenie spraw spółki, jednak definicję taką można wysnuć z analizy przepisów Rozdziału 3 k.s.h. dotyczącego spółki jawnej. Rozdział ten nosi nazwę stosunki wewnętrzne spółki i zawiera przepisy art. 37-57 k.s.h. Kluczowym przepisem dla wyprowadzenia definicji jest art. 39 k.s.h., który wprowadza prawo i obowiązek każdego wspólnika spółki do prowadzenia jej spraw (§ 1), bez zgody pozostałych wspólników wyrażonej w uprzedniej uchwale, o ile sprawy te nie przekraczają czynności zwykłego zarządu (§ 2). Zatem “prowadzenie spraw spółki oznacza dokonywanie przez wspólników wszelkich czynności faktycznych i prawnych związanych z <<prowadzeniem przedsiębiorstwa>> przez spółkę” (W. Pyzioł, A. Szumański, I. Weiss, Prawo Spółek, C.H. BECK, Warszawa 2014, s. 60). Dotyczy to również w pewnym zakresie reprezentowania spółki wobec osób trzecich.

Powyżej wskazana kompetencja pozwala działać wspólnikowi samodzielnie w granicach zwykłego zarządu. Jednakże ustawa nie definiuje, czym jest ów zwykły zarząd. Słuszne wydaje się twierdzenie, że ocena, jakie czynności należą do zwykłego zarządu przy prowadzeniu spraw spółki, powinna być uzależniona od zakresu jej działalności, uwzględniając przy tym ryzyko gospodarcze. Inaczej będą definiowane czynności zwykłego zarządu np. w spółce zajmującej się wynajmowaniem aut, a inaczej w spółce zajmującej się obrotem nieruchomościami. Trafna wydaje się teza, iż ”Prowadzenie spraw spółki związane jest z zarządzaniem oraz kierowaniem i dotyczy wewnętrznych stosunków spółki. Polega ono na wydawaniu decyzji oraz opinii, podejmowaniu uchwał, organizowaniu działalności spółki w sposób zgodny z przedmiotem działania, nakierowanym na zrealizowanie celów spółki.” (Wyrok  WSA we Wrocławiu z dnia 23 września 2015 r., sygn. akt I SA/Wr 18/15). Można zatem podsumować, że czynności zwykłego zarządu to podstawowe czynności występujące w danym rodzaju działalności gospodarczej. Nawiązując do powyższego przykładu, czynnością zwykłego zarządu w spółce wynajmującej auta będzie podpisanie umowy najmu samochodu z klientem, a w spółce obracającej nieruchomościami będzie to podpisanie umowy najmu lub sprzedaży nieruchomości. Jednakże jeżeli spółka wynajmująca auta chciałaby kupić lub sprzedać nieruchomość, to należy przyjąć, że taka czynność przekracza zwykły zarząd i wymaga zgody pozostałych wspólników, gdyż nie dotyczy codziennych czynności, którymi spółka trudni się zawodowo oraz pociąga za sobą skutki finansowe.

Ponieważ nie można w sposób uniwersalny rozgraniczyć czynności zwykłego zarządu od tych, które ten zarząd przekraczają, wprowadzony został mechanizm bezpieczeństwa, z którego mogą skorzystać inni wspólnicy. Mowa tutaj o art. 39 § 3 k.s.h., który umożliwia każdemu wspólnikowi sprzeciwienie się czynności podejmowanej przez innego wspólnika – w takim wypadku do dokonania takiej czynności wymagana jest uchwała wspólników. Regulacja ta pozwala na ograniczenie ryzyka, niemniej wiąże się z pewnymi praktycznymi problemami. Mianowicie, im większa liczba wspólników w spółce, tym trudniej osiągnąć kompromis przy podejmowaniu decyzji. Istnieje jednak możliwość do przyznania uprawnienia do prowadzenia spraw spółki jednemu albo kilku wspólnikom – można to ustalić już w umowie spółki lub poprzez późniejszą uchwałę wspólników (art. 40 k.s.h. w zw. z art. 37 § 1 k.s.h.). Natomiast na podstawie art. 47 k.s.h. wspólnika można pozbawić lub zwolnić z prowadzenia spraw spółki tylko z ważnych powodów i na mocy prawomocnego wyroku sądowego.

Jeżeli chodzi z kolei o czynności przekraczające zwykły zarząd, to stosując kryterium opisane powyżej można przyjąć, że przekraczają zwykły zarząd czynności, które uwzględniając specyfikę przedsiębiorstwa i jego rozmiary, nie występują w normalnym toku interesów, wiążą się ze szczególnie dużymi wydatkami lub znacznym ryzykiem gospodarczym (M. Rodzynkiewicz, Kodeks spółek handlowych, Komentarz, wyd. VI, LexisNexis 2014). W przypadku czynności przekraczających zwykły zarząd, zgodnie z art. 43 k.s.h., wymagana jest uchwała wszystkich wspólników spółki, również tych wyłączonych z prowadzenia jej spraw. Ma to na celu zabezpieczenie ich interesów oraz umożliwić im współdecydowanie o czynnościach, które mogą zagrozić istnieniu spółki. Należy podzielić pogląd, że “zgoda wspólników spółki jawnej na dokonanie czynności przekraczającej zwykły zakres czynności spółki dotyczy etapu podejmowania decyzji w ramach stosunków wewnętrznych, a nie dokonania samej czynności prawnej. Stanowi wewnętrzny akt organizacyjny. Dokonanie czynności bez zgody wspólników nie wpływa na jej ważność” (Wyrok SA w Łodzi z dnia 10 grudnia 2013 r., sygn. akt I ACa 778/13).

Dokładnie należy przyjrzeć się również kwestii podejmowania uchwał w spółce. Może się zdarzyć, że dla załatwienia jakiejś sprawy zwykłego zarządu będzie potrzebna uchwała wspólników. Kodeks wprowadza tutaj rozwiązanie modelowe, o którym mowa w art. 42 k.s.h. Stanowi on, że w takich przypadkach uchwała wymaga jednomyślności wszystkich wspólników, którzy maja prawo do prowadzenia spraw spółki. W praktyce to “modelowe” rozwiązanie może doprowadzić do impasu decyzyjnego spółki, gdyż nawet jeden sprzeciw niweczy zgodę pozostałych. Dlatego rozwiązaniem bardziej sensownym jest uregulowanie w umowie spółki kwestii, kto i kiedy może podejmować określone czynności oraz kiedy i jakie czynności wymagają uchwał, jednocześnie określając sposób ich podejmowania (np. większość zwykła zamiast jednomyślności).

Istotna jest również kwestia podejmowania czynności nagłych. Zgodnie z art. 44 k.s.h. wspólnik mający prawo prowadzenia spraw spółki może bez uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby wyrządzić spółce poważną szkodę. Przepis ten jako względnie obowiązujący może być modyfikowany umową spółki, zarówno poprzez jego liberalizację jak też obostrzenie. Nie ulega jednak wątpliwości, że dotyczy on sytuacji, gdzie zwłoka w podejmowaniu decyzji mogłaby doprowadzić do powstania szkody, która zagraża egzystencji spółki lub do takiego zagrożenia prowadzi, zwłaszcza w kwestiach materialnych czy finansowych. Szkodę należy rozumieć tutaj szeroko, a więc w myśl art. 361 § 2 k.c., czyli jako straty rzeczywiste oraz utracone korzyści.

Prowadzenie spraw spółki koreluje z innym zagadnieniem, jakim jest reprezentacja spółki. O ile prowadzenie spraw spółki skupiało się na relacjach wewnętrznych między wspólnikami, to reprezentacja dotyczy stosunków zewnętrznych z osobami trzecimi. Przepisy art. 29 i 30 k.s.h. stanowią, że każdy wspólnik, który nie został na mocy umowy lub prawomocnego orzeczenia sądu pozbawiony prawa do reprezentacji spółki (lub ograniczony w tym zakresie), może reprezentować spółkę (samodzielnie lub łącznie) we wszystkich czynnościach sądowych i pozasądowych. W tym zakresie wspólnik działa jako przedstawiciel ustawowy spółki, a jego uprawnienie wynika z samej ustawy, co niemniej nie wyklucza powołania innych osób do reprezentacji, np. pełnomocników czy prokurentów. Kluczowe znaczenie ma tutaj art. 29 § 3 k.s.h., który uniemożliwia ograniczenie prawa do reprezentacji ze skutkiem wobec osób trzecich. Oznacza to, że czynność osoby trzeciej ze spółką reprezentowaną przez wspólnika, który nie był do tego umocowany (np. umowa spółki przewiduje, że wspólnik nie prowadzi spraw spółki samodzielnie), jest ważna, co ma kluczowe znaczenie dla pewności obrotu prawnego. Wspólnik, który takiej czynności dokonał, a był takiej możliwości pozbawiony, odpowiada wobec pozostałych wspólników i spółki za powstałą szkodę. Nie oznacza to jednak, że czynność prawna z osobą trzecią zawsze dojdzie do skutku. Zgodnie z art. 26 § 1 pkt 4 k.s.h. zgłoszenie spółki do sądu rejestrowego powinno zawierać dane osób uprawnionych do reprezentacji spółki oraz sposób reprezentacji. Zgodnie z zasadą jawności wpisów do rejestru (art. 8 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym), jeżeli osoba trzecia wiedziała, że wspólnik nie jest uprawniony do podejmowania czynności, to czynność taka może być uznana za nieważną jako niezgodną z zasadami współżycia społecznego na mocy art. 58 k.c. Nie zmienia to faktu, że taki wspólnik nadużywa zaufania pozostałych wspólników i może to uzasadniać wszczęcie procedury wyłączenia go ze spółki lub nawet powzięcie decyzji o jej rozwiązaniu.

Podsumowując powyższe rozważania, należy dodać, że działania wspólnika należy rozpatrywać zawsze pod kątem określonych okoliczności, w których działał. Nie zawsze bowiem szkody spowodowane działaniem wspólnika wynikają ze złej woli. Dlatego też podczas oceny działań wspólnika przy prowadzeniu spółki należy w myśl art. 45 k.s.h. stosować przepisy o zleceniu lub prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia.